چرا بیشتر جلسات کاری بی‌اثرند؟

تقریباً همه ما تجربه حضور در جلساتی را داشته‌ایم که پس از پایان آن‌ها، حس کرده‌ایم هیچ‌چیز تغییر نکرده است. نه تصمیم مشخصی گرفته شده، نه مسئله‌ای حل شده و نه کسی دقیقاً می‌داند گام بعدی چیست. در دنیای سازمانی امروز، جلسات کاری بخش جدایی‌ناپذیر فرایند تصمیم‌سازی و اجرا هستند، اما واقعیت تلخ این است که بیشتر آن‌ها بی‌اثر، زمان‌بر و گاهی حتی مانع بهره‌وری‌اند.

اما چرا این‌گونه شده؟ آیا واقعاً مشکل از جلسات است یا از شیوه برگزاری آن‌ها؟ و مهم‌تر اینکه چه ابزارهایی برای نجات جلسات وجود دارد؟

یکی از رویکردهای قدرتمند برای اثربخش‌بودن جلسات، بهره‌گیری از تکنیک‌های کوچینگ سازمانی است. کوچینگ با تمرکز بر وضوح، مسئولیت‌پذیری و اقدام، می‌تواند فضای جلسات را از یک محیط منفعل و پرحرف به یک فضای پویا و مؤثر تبدیل کند.

دلایل رایج ناکارآمدی جلسات

قبل از ورود به راهکارها، بیایید دلایل رایج بی‌اثربودن جلسات را بررسی کنیم:

۱. نبود هدف مشخص

وقتی جلسه‌ای بدون هدف روشن برگزار شود، نتیجه‌ای هم در کار نخواهد بود. هدف، قطب‌نمای جلسه است. نبود آن، باعث پراکندگی بحث، هدررفت زمان و نارضایتی شرکت‌کنندگان می‌شود.

۲. نبود ساختار و برنامه

جلساتی که صرفاً با یک فایل پاورپوینت یا «بیایید صحبت کنیم» شروع می‌شوند، معمولاً انسجام و نظم لازم را ندارند. بدون دستور جلسه (Agenda)، گفتگوها به حاشیه می‌روند.

۳. مشارکت نابرابر

در بسیاری از جلسات، تنها یک یا دو نفر صحبت می‌کنند و بقیه منفعلانه گوش می‌دهند یا ساکت می‌مانند. این نه‌تنها کیفیت تصمیمات را پایین می‌آورد، بلکه حس تعلق تیمی را از بین می‌برد.

۴. نبود پیگیری و اقدام در جلسات کاری

جلسه‌ای که در آن تصمیم گرفته می‌شود؛ ولی بعد از آن هیچ‌کس پیگیری نمی‌کند، عملاً بی‌فایده است. نبود مسئولیت‌پذیری بعد از جلسه، انرژی کل جلسه را خنثی می‌کند.

۵. بیش از حد بودن تعداد جلسات

گاهی تعداد جلسات آن‌قدر زیاد می‌شود که افراد احساس می‌کنند برای انجام کار واقعی، زمان ندارند. این جلسات فرسایشی، بهره‌وری را به‌شدت کاهش می‌دهند.

کوچینگ؛ راهی برای بازطراحی جلسات

کوچینگ سازمانی، فرایندی است برای کمک به مدیران و تیم‌ها در جهت رشد فردی، افزایش مسئولیت‌پذیری، وضوح در تصمیم‌گیری و هم‌راستایی اهداف. وقتی تکنیک‌های کوچینگ وارد جلسات کاری می‌شوند، اتفاقات زیر رخ می‌دهد:

• جلسات هدفمندتر و پویاتر می‌شوند
• همه افراد نقش فعال‌تری پیدا می‌کنند
• تصمیم‌گیری سریع‌تر و مسئولانه‌تر انجام می‌شود
• فضای گفتگو ایمن‌تر و سازنده‌تر می‌شود

در ادامه، چند تکنیک عملی از دنیای کوچینگ را معرفی می‌کنیم که می‌توانید فوراً در جلسات خود به کار ببرید:

تکنیک‌های کوچینگ برای جلسات مؤثرتر

۱. جلسه را با «چک این» شروع کنید

پیش از ورود به مباحث تخصصی، از شرکت‌کنندگان بخواهید در چند جمله بگویند حالشان چطور است یا درگیر چه موضوعاتی هستند. این تکنیک کوچینگی ساده، باعث می‌شود افراد از لحاظ ذهنی در لحظه حضور پیدا کنند و فضای انسانی‌تری در جلسه شکل بگیرد.

مثال: «اگر جلسه امروز را با یک کلمه توصیف کنید، آن کلمه چیست؟»

۲. از مدل GROW استفاده کنید

مدل GROW یک ابزار ساختاریافته و ساده برای حل مسائل است که می‌توان از آن در مدیریت جلسه استفاده کرد:

• Goal هدف می‌خواهیم در این جلسه به چه چیزی برسیم؟
• Reality واقعیت الان کجا هستیم؟ چه اطلاعاتی داریم؟
• Options گزینه‌هاچه انتخاب‌هایی داریم؟
• Will اراده/تعهد چه کاری را چه کسی تا چه زمانی انجام می‌دهد؟

این مدل گفتگو را به سمت تصمیم و اقدام سوق می‌دهد.

۳. نقش‌ها را مشخص کنید

در جلسات کوچینگی، همه نقش دارند: تسهیلگر، ناظر زمان، یادداشت‌بردار، و مشارکت‌کننده. مشخص‌کردن این نقش‌ها کمک می‌کند جلسه منظم و مشارکت افراد برابرتر باشد.

نکته: می‌توانید نقش‌ها را بین جلسات بچرخانید تا حس مالکیت و مشارکت بیشتر شود.

۴. طرح پرسش به‌جای دستور=جلسات کاری

کوچ‌ها به‌جای دستوردادن، سؤال می‌پرسند. این شیوه در جلسات باعث مشارکت بیشتر و تفکر عمیق‌تر می‌شود.

نمونه سؤال‌های کوچینگی برای جلسات:

• به نظر شما بهترین مسیر چیست؟
• چه گزینه‌هایی روی میز داریم که تا حالا بررسی نکردیم؟
• اگر فقط ۱۰ دقیقه برای تصمیم‌گیری داشتیم، چه می‌کردیم؟

۵. تعهد به اقدام با پیگیری

جلسه نباید فقط به گفت‌وگو ختم شود. در پایان هر بحث، پاسخ این ۳ سؤال باید روشن شود:

• چه کاری باید انجام شود؟
• چه کسی مسئول آن است؟
• تا چه تاریخی انجام می‌شود؟

همچنین، جلسه بعد باید با گزارش پیشرفت این اقدامات شروع شود. این مرحله همان چیزی است که کوچ‌ها آن را Accountability یا پاسخ‌گویی می‌نامند.

۶. مدیریت زمان جلسه با ابزارهای ساده=جلسات کاری

برای اینکه جلسه به انحراف نرود، از ابزارهایی مانند تایمر، دستور جلسه روی تخته، و یادآوری‌کننده زمان استفاده کنید. مدیر جلسه یا تسهیلگر باید مراقب باشد که هر بحثی بیش از حد زمان نگیرد.

۷. بازخورد بعد از جلسه (Debrief)

در پایان جلسه، چند دقیقه برای ارزیابی جلسه وقت بگذارید. از شرکت‌کنندگان بپرسید:

• چه چیزی در این جلسه خوب پیش رفت؟
• چه چیزی را می‌توانیم بهتر انجام دهیم؟
• پیشنهادتان برای جلسه آینده چیست؟

این بازخورد، هم کیفیت جلسات را افزایش می‌دهد و هم حس مالکیت را در تیم تقویت می‌کند.

نمونه ساختار پیشنهادی برای یک جلسه کوچینگی=جلسات کاری

1. چک این (۵ دقیقه)
2. مرور اقدامات جلسه قبل (۱۰ دقیقه)
3. بررسی موضوعات اصلی با مدل GROW (۳۰ دقیقه)
4. تعیین اقدامات و مسئولان (۱۰ دقیقه)
5. بازخورد نهایی (۵ دقیقه)

نتیجه‌گیری: جلسات را بازآفرینی کنیم، نه حذف

حذف جلسات راه‌حل نیست. بلکه ما نیاز به جلساتی بهتر، هدفمندتر و کوچ محور داریم. اگر جلساتمان را مانند یک فرایند کوچینگ ببینیم، می‌توانیم از آن‌ها برای هم‌راستاسازی، تصمیم‌سازی و اقدام مؤثر استفاده کنیم.

کوچینگ به ما یاد می‌دهد که جلسه یک ابزار است، نه هدف. هدف واقعی، خلق تغییر و حرکت به‌سوی نتایج بهتر است. اگر ساختار، تفکر و فضای جلسات خود را تغییر دهیم، نه‌تنها زمان خود را تلف نمی‌کنیم، بلکه تبدیل به سازمان‌هایی یادگیرنده، پاسخگو و نتیجه‌محور می‌شویم.